Comece a Transformar Experiências usando um Aplicativo Escolar

O mundo está passando por várias transformações já há algum tempo.

Você se lembra como usava o telefone 20 anos atrás? Há 10? Há 5? Se parar para refletir, com certeza vai encontrar diferenças expressivas em cada uma das épocas.

No relacionamento da sua escola com as famílias, alunos e colaboradores, certamente muita coisa também mudou.

A mãe de um aluno que estudou na década de 90 tinha necessidades e exigências bem diferentes de uma mãe de um aluno que está estudando agora.

Se as expectativas são bem diferentes e as exigências aumentaram, a sua escola pode usar a tecnologia para potencializar o trabalho e transformar experiências.

Com os recursos de um aplicativo escolar, vamos dar dicas para que consiga:

Fazer com que os pais amem a sua escola;

Ter as famílias como parceiras da educação;

 Permitir que os colaboradores tenham ferramentas que otimizem a rotina e, assim, tenham mais tempo para focar no que importa.

Como disse Walt Disney, faça o que você faz tão bem, que as pessoas vão querer vê-lo novamente, e vão trazer seus amigos. Essa mentalidade ajuda a garantir o sucesso da sua escola no longo prazo.

Vamos imaginar um cenário que a sua escola precisa enviar uma mensagem importante para todos os pais. Sem um aplicativo escolar, quais as opções? Email marketing, redes sociais, telefone…como chegar até todos os pais sem tanto esforço?

O aplicativo tem mais eficácia porque é uma ferramenta própria da escola, e sem essa tecnologia sua escola vai ter muito mais dificuldades na comunicação.

Com todos os pais conectados, eles recebem no smartphones as notificações das mensagens e isso aumenta muito o engajamento.

Neste mundo em que a atenção das pessoas é disputada o tempo inteiro, sua escola sai na frente ao ter uma ferramenta própria de comunicação, por ter maior controle de tudo.

Em poucos cliques, é possível enviar mensagens com seleção múltipla de usuários, com fotos, vídeos e demais arquivos. Além da comunicação com pais e alunos, é possível que os próprios colaboradores se comuniquem entre si.

Você já deve ter percebido que, nas redes sociais, os conteúdos de maior sucesso são sempre as fotos e os vídeos.

E isso acontece por uma razão simples: estes são os tipos de conteúdo que as pessoas mais gostam de ver!

A boa notícia é que a sua escola pode aproveitar o aplicativo escolar para encantar os pais e compartilhar momentos incríveis que os alunos vivem na escola, indo além da experiência das redes sociais.

Basta compartilhar boas fotos e vídeos pela ferramenta e esperar o engajamento acontecer.

É fácil tirar as fotos no celular e compartilhar no app, isso pode ser feito sem muito esforço, e o valor para as famílias é gigantesco!

A vantagem em relação às redes é que, no app, é possível ter mais privacidade, já que os conteúdos vão apenas para os familiares e não ficam públicos.

Descubra neste ebook o que a sua escola pode aprender com a Disney. 

Procure por um instante tentar se colocar no lugar dos pais. Pense nos diferentes cenários em que você precisaria ser atendido.

Como você avaliaria a qualidade do atendimento recebido?

Essa é uma reflexão bastante importante, que pode trazer melhorias em processos que vão resultar em mais satisfação das famílias.

Temos certeza que todos na sua escola fazem o possível para realizar um bom atendimento, no entanto, sem coordenação, a experiência dos seus clientes pode não ser tão boa.

Os canais de atendimento, no aplicativo, ajudam sua escola a alinhar bem as expectativas com os pais e a organizar todo o processo de atendimento.

“Um cliente é o visitante mais importante em nossas instalações. Ele não depende de nós. Nós dependemos dele. Ele não é uma interrupção em nosso trabalho. É nosso objetivo. Não é um estranho no nosso negócio. É parte dele. Não lhe fazemos um favor ao servi-lo. Ele nos faz um favor ao nos dar uma oportunidade de servi-lo”, Mahatma Gandhi.

A instituição pode criar canais, definir quem vai poder abrir chamados e quem vai responder por eles. Esses canais são totalmente personalizados, e com estes recursos sua escola deixa de quebrar expectativas e profissionaliza o atendimento.

Se o pai quer uma segunda via de boleto, por exemplo, acessa os canais do financeiro e faz a solicitação, que será direcionada para a pessoa correta.

Veja também: O Atendimento em sua Escola é aceitável, bom ou ótimo?

[Vídeo] Preocupe-se menos e resolva mais problemas com o Atendimento Multicanal

Se sua escola tem turmas de educação infantil, sabe muito bem que o detalhamento das informações passadas para os pais é muito maior.

Como trazer aqueles dados da agenda de papel para uma tecnologia?

Com o passar dos anos, criamos dezenas de modelos de mensagens de relatório diário para otimizar o tempo dos colaboradores da escola.

Modelos de alimentação, saúde, ocorrências, cardápios, entre outros, podem ser preenchidos pelo celular ou computador com muito mais agilidade.

Para o fundamental e ensino médio, existe também a opção do envio de conteúdo ministrado e lição de casa, o que simplifica muito a comunicação.

Há também diversas formas de configuração para que a solução se adapte ao contexto da instituição. Entenda mais sobre como funciona acessando essa página.  

É bem provável que sua escola já tenha uma agenda de eventos, de funcionamento e até de provas, certo?

No entanto, se todo este planejamento não chega a todos os públicos na escola, você está deixando de colher os bons frutos que podem vir deste bom trabalho.

A funcionalidade de calendário serve para ajudar sua escola nisso. Por exemplo, em janeiro, você já tem a data de todas as reuniões com os pais ao longo do ano. Dessa forma, você já configura essas datas no app e compartilha com os pais, criando lembretes automáticos nas datas próximas.

Tem o calendário de reuniões entre a equipe interna? Já crie e compartilhe apenas com eles.

Calendário de provas e tem os alunos conectados? Já crie o calendário, e os alunos vão ter acesso rápido a essas datas no menu do aplicativo.

É possível ter diferentes tipos de calendário, e isso melhora também a experiência dos próprios colaboradores da instituição.

Se você tem este calendário em um site, o engajamento tende a ser baixo. Mas com ele no aplicativo, que os usuários acessam praticamente todos os dias, a ciência dos eventos vai subir exponencialmente.

Para sua escola melhorar a satisfação dos pais e alunos, o primeiro passo seria ouvi-los, certo?

No entanto, como conseguir medir essa satisfação? Usando o app da Escola em Movimento fica fácil entender quais são as aspirações do público. Rapidamente, o usuário da instituição pode criar questionários e enviar os usuários, que respondem em poucos cliques no smartphone.

Agora, usando o aplicativo da Escola em Movimento ficou mais fácil para entender o que o público de interesse de sua escola espera. Você pode criar rapidamente pesquisas elaboradas utilizando o sistema.

Com as enquetes, pode fazer perguntas rápidas e questionários mais simples.

Os dados são a moeda do século XXI. Aproveite a simplicidade que a tecnologia oferece para elevar o nível de parceria com as famílias a um novo patamar.

Confira o Case de Sucesso: O que fazem as escolas que têm excelência na comunicação com pais e alunos?

Já pensou em ter um local para a sua escola colocar todos os documentos? Desde álbum de fotos, manuais da escola, cardápios, portfólios, ebooks, apresentações, playlists de vídeos e muito mais?

Com os Documentos da Escola você pode criar pastas e organizar todos os conteúdos dentro, definindo quem tem acesso a cada pasta e quem pode editá-la.

Se você já utilizou o Google Drive, podemos dizer que é bem parecido. A vantagem é que sua escola pode colocar quantos documentos quiser e criar conteúdos ricos na própria ferramenta. Além do benefício de ter isso tudo integrado ao app da escola.

É mais um recurso para que a comunicação se torne mais simples e rica na sua escola. Saiba mais. 

A experiência de cada usuário com nosso aplicativo é diferente. Porque sabemos que ele é usado em vários contextos. Da educação infantil ao ensino médio, do sul ao norte, de cidades grandes a pequenas, e por aí vai.

Sabendo que cada escola tem sua realidade, construímos cada detalhe do app de forma customizável. O menu personalizado é um destes recursos.

Sua escola pode inserir links do site institucional, redes sociais, pasta de documentos ou outros links no menu principal. Isso pode ajudar bastante a aumentar o engajamento com páginas importantes da instituição, além de facilitar a experiência do usuário final. 

Em qualquer organização, a comunicação interna é algo fundamental. Sem uma boa comunicação, as instituições têm dificuldades em criar uma boa cultura e aprendizados deixam de ser compartilhados.

Um grupo de whatsapp provavelmente não vai atender os objetivos dos colaboradores para uma comunicação eficiente. Isso porque ele passa a ideia de impessoalidade.

No aplicativo escolar, as situações podem ser resolvidas com mais agilidade, e é possível criar até canais de atendimento apenas para os funcionários, além de chats.

Uma boa comunicação interna ajuda a fazer com que os colaboradores sintam-se confortáveis em pedir ajuda, sugerir melhorias e apontar críticas.

Outra boa prática é copiar os colaboradores no envio das mensagens para pais e alunos. Dessa forma, sua escola evita os desalinhamentos e atua que os colaboradores sejam mais engajados e cientes do propósito da escola.

É possível disponibilizar no app a Carteirinha do Aluno, com código de barras ou QR Code e foto dos alunos para acesso em catracas, na portaria e biblioteca.

Este é mais um recurso para fazer com que os usuários tenham retenção ainda maior ao app, já que ele pode ser usado em vários contextos. Veja como a carteirinha aparece no app:

Ao compartilhar informações que são importantes para a escola, você precisa garantir privacidade.

Por essa razão, muita coisa vai deixar de compartilhar na rede social, por saber que ali você não consegue enviar apenas para o público de seu interesse.

Não vale também usar qualquer sistema gratuito e nem correr riscos de vazamento de dados. É sempre bom lembrar a frase que já é quase um clichê: “Quando você não paga, você é o produto”.

Usando um app escolar, você tem total controle da informação, podendo os gestores definir quem vai ter acesso a cada canal. A comunicação e os dados trocados estão sob a sua gestão.

Se você não trabalhou com marketing,  pode não ter noção da importância que a segmentação tem na comunicação.

E o que é a segmentação da comunicação? É enviar os conteúdos certos para as pessoas certas. Por exemplo, os pais da Manuela do Maternal queriam receber no app informações sobre a rotina diária, incluindo a rotina fisiológica e detalhes da alimentação. 

Os pais do Vitor do 3° ano querem saber como podem ajudar o filho a superar as dificuldades com o dever de casa.

Ao ter uma comunicação segmentada, vai ficar muito mais fácil para a sua escola conquistar a atenção dos pais e com isso ter um bom engajamento. A vantagem é que isso se torna muito mais fácil no app. Afinal, ao enviar as mensagens ou compartilhar os conteúdos, você tem múltiplas formas de escolher os destinatários.

Pode enviar individualmente, por turma, segmento, unidade, turno, grupos, entre outros destinatários.

Usando uma agenda de papel, como você fazia para avaliar a opinião dos pais?

Como ter um indicador do sucesso dos seus métodos?

Claro, o diálogo com os pais já devia ocorrer, no entanto, era praticamente impossível ter métricas realmente consolidadas.

A questão é que com um aplicativo fica fácil para escolas realizarem pesquisas com os pais. Um método bastante recomendado é o do Net Promoter Score (NPS), que auxilia no monitoramento dos clientes.

Este tipo de avaliação avalia a recomendação da empresa classificando três faixas: os detratores, os neutros e os promotores.

Calcula-se o índice a partir da resposta para a pergunta: “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você indicaria nossa escola para um amigo?”

De 0 a 6, é considerado como detrator. De 7 a 8, como neutro. De 9 a 10, como promotor. O NPS é calculado pela subtração pela porcentagem dos clientes Promotores (%) menos (-) os Detratores (%). 

Você pode calcular o NPS da sua escola enviando uma enquete.

Além disso, no módulo Atendimento, você pode ter relatórios completos sobre a satisfação com cada atendimento, com cada canal e atendente.  E com estes números, você pode entender o que funciona no atendimento e o pode ser melhorado.

Ao usar um aplicativo escolar, outra grande vantagem é que é possível ter dados para entender como anda o engajamento das famílias com a escola.

No painel de adesão, os gestores podem monitorar o envolvimento em relação aos comunicados enviados, visualizar quais pais menos engajam e ter números segmentados sobre o envolvimento.

Enviar pagamentos pelo app da escola ficou tão fácil como enviar mensagens.

Com os pais conectados e uso do app estabelecidos, sua escola pode aproveitar toda a atenção que está no aplicativo e otimizar o envio de pagamentos.

Dessa forma, além de otimizar o tempo dos colaboradores ao simplificar o envio das cobranças, gera-se mais conforto e comodidade para as famílias, que podem pagar em poucos cliques no celular, pelo boleto ou cartão de crédito.

Saiba mais sobre o Pague assistindo este vídeo.

Sabemos que o processo de rematrícula é um pouco complicado, por necessitar da assinatura dos pais, impressão de contrato, revisão, entre outras etapas.

Pensando em simplificar esse processo, lançamos a funcionalidade Contratos & Assinatura eletrônica simplifica a adesão a contratos da escola. Você envia os documentos pelo app e pais podem assinar eletronicamente, com validade jurídica.

Sua escola alivia o peso da burocracia, consegue reduzir os custos e se torna mais sustentável.  

Entenda mais acessando essa página. 

Moderação de mensagens

Um professor novato na instituição e você não quer ainda que ele envie mensagens diretamente para os pais?

Ou quer que a coordenação veja todas as mensagens enviadas antes de chegar aos responsáveis?

O gestor pode definir os tipos de mensagem que vão passar por aprovação antes de chegar aos destinatários.

E o perfil responsável pela aprovação poderá aprovar ou reprovar o conteúdo, assim como poderá fazer edições na mensagem, alterando ou não o nome do remetente.

Agendamento envio de mensagens

Quer enviar uma mensagem de homenagem ao dia dos pais ou das mães, mas não quer que os colaboradores entrem no app no fim de semana.

Basta agendar o envio das mensagens. Você cria o conteúdo, e escolhe quando ela vai ser enviada, definindo a data e até o horário exato. Isso facilita o planejamento para a comunicação escolar.

Tempo de uso configurável

Não quer que os colaboradores da escola, ou até mesmo os pais e alunos, não usem o app em determinados horários?

É possível configurar o sistema para que ele seja inacessível em determinados períodos.

Para os usuários, isso garante também que não vai chegar nenhuma notificação em horários, digamos, alternativos.

Histórico de mensagens: backup em qualquer momento

Talvez com a agenda de papel em nenhum momento fosse necessário resgatar algum tipo de informação trocada, pela comunicação ser realmente mais limitada.

Mas, depois de ter um uso maduro de um app escolar, você vai perceber muitas vantagens em poder ter todo o histórico de mensagens enviadas em poucos cliques.

É possível pesquisar mensagens antigas pelo conteúdo, remetente, data enviada e tipo de mensagem.

As mensagens do sistema não podem ser apagadas – podem ser canceladas – e continuarão visíveis no sistema.

Mensagens com solicitação de resposta

Vai fazer uma excursão?

Precisa da autorização dos pais?

Basta enviar uma mensagem com solicitação de resposta. Você define o prazo que os pais têm para responder, e enquanto não respondem aparecem uma notificação em “pendências”, dentro do app.

Possibilidade de habilitar o botão curtir nos comunicados enviados

Como mais uma forma de medir o engajamento dos pais e alunos, é possível habilitar o botão curtir ao enviar o comunicado.

Para o usuário do App, o botão “Curtir” é idêntico ao das redes sociais, conforme imagem ao lado.

A nova opção vai permitir identificar os tipos de conteúdo que mais fazem sucesso com seu público alvo.

Após o envio da mensagem, você pode acompanhar em “Histórico de mensagens” quantas pessoas curtiram e visualizaram o comunicado.

E aí, gostou das dicas? Tentamos colocar as principais informações, mas certamente existem muitas possibilidades além de tudo que colocamos. Como a sua escola está lidando com tantas novidades tecnológicas? Se ainda não utiliza a solução, não deixe de clicar aqui e agendar uma demonstração com um especialista na ferramenta.