Como o Colégio Motiva foi da agenda de papel a 300 mil mensagens enviadas via aplicativo

Para qualquer instituição, seja pequena ou grande, realizar uma mudança na forma de se comunicar com os pais e familiares gera impactos. Este impacto varia conforme a cultura da cidade onde a escola está situada, e a forma como a instituição se comunica com os pais e alunos.

No caso do Colégio Motiva, referência no estado do Paraíba e em todo o Nordeste, o desafio foi bem maior, já que a escola conta com aproximadamente 6 mil alunos distribuídos em cinco unidades nas cidades de João Pessoa e Campina Grande.

A complexidade da implantação se dava exatamente pelo fato da grandiosidade da escola e por ela atender desde a Educação Infantil até o Ensino Médio, o que compreende públicos diferentes e com necessidades bem distintas.

A experiência do Colégio Motiva com a agenda digital começou com um projeto piloto no primeiro semestre de 2017 abrangendo somente os segmentos da Educação Infantil e do Ensino Fundamental I.

O sucesso do aplicativo foi tanto que a escola recebeu demanda de pais e famílias do Fundamental II e Ensino Médio e já no segundo semestre do mesmo ano começou a atender todos os segmentos com a ferramenta. Veja a evolução do uso da ferramenta ao longo do tempo:

“Adeus papel”

Com o sucesso da adesão a escola não teve mais dúvidas. Era preciso tornar a agenda digital a principal ferramenta de contato com as famílias. De acordo com a vice-diretora da unidade Motiva Ambiental, que fica em João Pessoa, Ana Patrícia Matos, a escolha trouxe ganhos imensuráveis para a escola.

“Os benefícios foram tanto para os pais como para os alunos. Os colaboradores agora contam com uma ferramenta capaz de dar mais agilidade aos processos. Com todas as vantagens, é impossível a tecnologia não fazer sucesso entre todos os públicos. O Colégio Motiva é um grande organismo, com milhares de pessoas envolvidas, e isso consequentemente gera um volume imenso de informações que precisam ser trocadas. Logo, usar a agenda digital trouxe um ganho imensurável”, afirma.

Outra grande vantagem apontada pela escola é a segurança da informação. Em alguns tipos de comunicado a escola necessita receber uma confirmação dos pais e com o uso da agenda online a confirmação foi facilitada, já que as famílias necessitam apenas de um clique para fazer isso.

No início, receio; Depois, toda a comunicação pelo aplicativo

No início, de acordo com a vice-diretora Ana Patrícia Matos, a Escola ficou insegura com o desafio, a implantação da nova sistemática poderia encontrar barreiras entre os colaboradores da empresa e falta de engajamento das famílias e alunos.

No entanto, a adesão foi tamanha que a Escola hoje utiliza o aplicativo para divulgar 100% dos seus comunicados, circulares, avisos, ocorrências, entre outras funcionalidades, assim como para potencializar a visibilidade com o compartilhamento de notícias e fotos promovendo a imagem da instituição.

Sistema personalizado e integrável é fundamental

Dois outros fatores importantes para o sucesso do aplicativo no Colégio Motiva foram a possibilidade de personalização e integração que a ferramenta permite. O Colégio consegue reforçar ainda mais sua marca ao ter um aplicativo completamente personalizado, com nome, cores e logomarca da instituição.

Além disso, a Escola conseguiu integrar o aplicativo ao seu sistema de gestão, acontecendo automaticamente a carga de dados, ação que gera mais agilidade, eficiência e conforto para os colaboradores no gerenciamento da ferramenta.

Mais de sete mil atendimentos a pais

Uma das principais funcionalidades do aplicativo da Escola em Movimento é o canal de atendimento. Isso porque fica fácil fazer com que a escola passe a ouvir mais os pais. O pai abre os chamados, acompanha os status das solicitações e direciona para os responsáveis.

Através desta funcionalidade o Colégio Motiva recebeu mais de sete mil solicitações dos pais ao longo do período. As famílias encontraram na ferramenta uma forma mais rápida e simplificada de enviar suas sugestões, críticas e elogios, ajudando a escola a aprimorar ainda mais seus processos.

A funcionalidade também auxilia na agilidade dos atendimentos o que aumentou a satisfação das famílias.

Em que o aprendizado do Colégio Motiva pode servir para a sua escola que pretende usar um app?

Primeiro, sua escola não precisa ter receio de não dar certo, dos responsáveis não aderirem e da adaptação ser difícil. As pessoas têm fácil aceitação das novidades quando percebem que vão trocar a agenda de papel por algo que vai lhes dar mais resultados, mais conforto e mais satisfação.

Também é imprescindível compartilhar conteúdo relevante com os pais. Assim o engajamento se torna natural, e os ganhos que a instituição tem são muitos. Maior retenção de alunos, mais satisfação dos pais, e uma cultura institucional fortalecida.

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Mais que isso, não basta achar que a tecnologia por si só basta. A tecnologia tem que ser boa, claro. Que de preferência seja a melhor de todas. Mas são as pessoas quem fazem a tecnologia ser útil e agregar mais valor à rotina escolar, por isso seu uso precisa ser inteligente.

Para a implantação de ser sucesso, por parte da escola existiu um planejamento coerente com os objetivos traçados. A comunicação com os pais sobre a novidade foi feita da melhor forma possível e a escola fez a integração das tecnologias usadas.

Essa foi a receita de sucesso para a escola enviar mais de 310 mil mensagens pelo app da Escola em Movimento em menos de dois anos.

Qual a receita para a sua escola?

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