O que fazem as escolas que têm excelência na comunicação com pais e alunos?

Ter uma boa tecnologia de comunicação escolar irá facilitar o relacionamento entre família e escola.

Mas, isso realmente basta?

A resposta, você já deve saber, é não.

O que irá pesar mais no sucesso do relacionamento será a eficácia da estratégia adotada pela escola. 

A partir de nossa experiência com milhares de escolas, identificamos um ponto muito relevante: as instituições que conseguem um maior engajamento com as famílias são as que compartilham conteúdos relevantes com os pais.

Fotos e vídeos do dia a dia, histórias verdadeiras e poderosas, personalização na comunicação são algumas das técnicas utilizadas pelas instituições de ensino.

Para construir este post, entrevistamos 4 escolas que tem excelência na comunicação. Essa excelência está traduzida em números que são expressivos quando comparados a outras escolas que utilizam a nossa tecnologia.

Esperamos que essas histórias inspirem a sua escola a continuar aprimorando a comunicação e a fortalecer a parceria com as famílias!

O poder da segmentação: por que a comunicação personalizada tem muito mais valor?

Imagine-se como responsável por uma criança e, como pai, você utiliza o aplicativo da escola. Um dia, você recebe um comunicado sobre a excursão que será realizada para os estudantes do 3° ano, mas seu filho ainda está no maternal.

Que sentido faz você ver um pedido desses de confirmação? Em um mundo em que somos bombardeados por informações de todos os lados, damos atenção apenas ao que nos interessa. Deixamos de lado todo o resto.

Se a escola possui alunos desde a educação infantil até o ensino médio, não faz sentido, na ampla maioria dos casos, pensar em um mesmo tipo de comunicação para todos os públicos, correto?

Os familiares da aluna do berçário esperam informações detalhadas sobre a rotina da criança, enquanto os pais de um aluno do ensino fundamental esperam receber informações mais resumidas sobre o desenvolvimento do jovem.

O Colégio Pentágono, em São Paulo, entendeu o poder da segmentação. Nos eventos do Dia das Mães e Dia dos Pais, ao invés de enviarem a grade completa com extensa programação, eles fizeram a convocação personalizada por turma.

“As famílias recebem e salvam em suas agendas pessoais o horário exato em que devem comparecer para as apresentações e vivências de seus filhos, além de receberem no dia anterior um lembrete do evento, ” explica Patrícia Nogueira, Diretora Pedagógica Geral da Rede Pentágono.

A escola também usa o app para enviar vídeos personalizados para as famílias. Um bom exemplo é o Projeto Identidade, em que os alunos do 6° ano produziram um vídeo contando um pouco da história de suas famílias e esse material foi disponibilizado para cada pai.

No Colégio Galois, os conteúdos também variam muito de acordo com o segmento do aluno.

“Na Educação infantil, mandamos o diário de turma, e assim os pais ficam por dentro de toda a rotina dentro da escola. As professoras mandam as fotos e todos os detalhes para os pais verem. No fundamental e médio, enviamos a programação dos eventos, notas das provas e comunicados gerais da escola”, explica Henrique Lopes, profissional de marketing do Galois.

As escolas que têm alto engajamento com a ferramenta são capazes de enviar conteúdos relevantes e pensados para cada público.

Os colégios que têm bom resultados formularam um processo bem definido

Para começar a desenhar um bom processo de comunicação para a sua escola, pode ser interessante começar com algumas perguntas:

Que tipo de informação é relevante para cada tipo de público?

Como posso envolver o máximo de colaboradores da escola para o envio de conteúdos relevantes para os usuários?

Como ouvir os usuários (pais, alunos e colaboradores) para otimizar o processo continuamente?

Parte dessas respostas vai depender do real contexto da sua escola; e outra parte a própria ferramenta pode ajudar na construção do processo. Com o botão “Curtir” você pode medir os conteúdos que mais fazem sucesso, por exemplo.

Com o módulo de enquetes e pesquisas, pode enviar pesquisas para os pais avaliarem a satisfação com a escola e com a comunicação.

No Colégio Magnum, segundo a Gestora de Ensino Cláudia Naves, a definição de um bom processo de comunicação foi o grande diferencial.

“Fomos realizando vários testes para identificar o que funciona melhor. Por exemplo, começamos a enviar o roteiro de provas no feed de notícias, como um comunicado normal.

Com o tempo, ouvindo os usuários, descobrimos que o feed estava ficando muito poluído e os pais não estavam vendo os conteúdos mais importantes. Assim, criamos uma pasta no módulo Conteúdos; ficou bem mais organizado e os usuários ficaram mais satisfeitos”.

No Colégio Magnum, todos os comunicados, inclusive para os próprios colaboradores, são enviados pelo app. Isso, em uma escola que tem mais de 2800 alunos e uma grande equipe de colaboradores envolve um altíssimo volume de informação.

Por isso, a gestão da comunicação é tão importante: para que as mensagens relevantes para cada público atinjam seus objetivos. No Colégio, existe uma pessoa que é responsável unicamente pelo app, tamanha a sua relevância no dia a dia da escola.

Para desenhar todo o processo, segundo Cláudia, foi necessário ouvir continuamente os usuários. “Recebemos a demanda, e agora, como a tratamos? Como acompanho o resultado disso? Acompanhamos o passo a passo; cada etapa é testada. Isso tanto para o público externo como para ao interno”.

Os tipos de conteúdo que mais fazem sucesso

As fotos são o tipo de mídia que domina as redes sociais, e agora também dominam os aplicativos das escolas.

Henrique, do Colégio Galois, diz que as fotos são o tipo de conteúdo que os pais mais gostam de ver no app.

“O que mais gostam é ver as fotos dos filhos e das atividades realizadas, principalmente na educação infantil. Eles também gostam de ficar por dentro das notas dos filhos,” afirma.

Uma grande vantagem do app para enviar as fotos, além da agilidade, é que nele é possível que a escola tenha uma maior privacidade, algo nas redes sociais é impossível.

“Temos a preocupação de produzir os conteúdos diariamente. Lançamos no app e também nas redes sociais. No aplicativo é possível segmentar melhor e ter confirmações de ciência do comunicado, enquanto as redes sociais têm uma conotação mais generalista”, explica Henrique.

A escola usa o app para comunicação interna e envia também pesquisas para os usuários. Por exemplo, se vai realizar um evento, envia antes uma pesquisa no app para estimar o número de participantes e serem mais assertivos na organização.

No Colégio Magnum, além do envio das fotos e dos comunicados, os pais ficam muito satisfeitos em receber as notas no aplicativo. Antes, eles dependiam que os alunos mostrassem as notas, agora conseguem ter um acompanhamento melhor.

“Com um prazo mínimo de sete dias, tanto as famílias como os alunos devem receber no app o roteiro das provas. Assim, eles têm tempo de se preparar bem e os pais ficam por dentro e podem acompanhar os estudos,” Cláudia Naves, Gestora de Ensino do Colégio Magnum.

Como usam o app para se aproximarem das famílias?

Quando os pais participam ativamente da vida escolar de seus filhos, a tendência é que os estudantes se esforcem mais e sejam mais disciplinados. Este motivo por si só já é suficiente para que as escolas busquem fortalecer a parceria mas, além disso, uma boa relação ajuda na retenção e atração de alunos.

Por isso, estimular um bom relacionamento com as famílias é algo tão importante para todos os colégios. No app, as próprias métricas já ajudam a ter uma noção de como está o engajamento dos responsáveis.

No Colégio Pentágono, segundo a direção, o nível de ruídos na comunicação entre família e escola diminuiu drasticamente. As ligações – antes muito frequentes – agora quase não acontecem. “Resultado de uma comunicação mais assertiva, planejada, que usa todos os recursos do aplicativo”, explica Patrícia.

Para Ubirani Pereira, Assistente de Direção do Instituto Tarcísio Bisinotto, com a agenda digital os pais puderam conhecer melhor a escola. “Eles têm muito mais informações e passaram a conhecer a essência da escola. Além disso, trouxe muita segurança para eles, pois não precisam mais esperar buscar o filho para saberem o que aconteceu durante o dia,” comenta.

No Colégio Magnum, o impacto da tecnologia também é positivo para estimular a parceria. “Agilizou a marcação de atendimentos e também as respostas dos pais. Quando o pai ligava para escola, muitas vezes a coordenação não estava disponível. Aquilo já gerava uma ligeira insatisfação. Usando o aplicativo, toda essa comunicação é otimizada,” comenta Cláudia.

Com o processo de comunicação eficaz, diminuindo os níveis de ruído, a insatisfação tende a ser menor e fica mais fácil ter os pais como parceiros da escola.

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Como as escolas buscam se diferenciar?

Ter uma tecnologia de ponta de comunicação escolar não é mais um grande diferencial, já que várias instituições de ensino utilizam aplicativos. No entanto, com boas estratégias as escolas conseguem gerar mais valor para os pais.

No Instituto Tarcísio Bisinotto, o grande diferencial é o envio praticamente em tempo real das informações.

“A criança fez cocô, o pai recebe a mensagem. Dormiu ou acordou, o familiar fica ciente. Este é um diferencial nosso. A informação é disparada em tempo real. Além disso, enviamos no mínimo uma foto por dia para os pais”, explica Ubirani.

No Colégio Magnum, eles usam o próprio app para ajudar na captação de novos alunos. Durante a campanha do processo seletivo, eles pedem para que os pais divulguem para os amigos e familiares e indiquem a escola.

A instituição também realiza um forte trabalho de comunicação interna pela tecnologia. Todos os documentos, como regimento e manual do professor, ficam facilmente acessíveis na plataforma.

No Colégio Pentágono, eles usam todo o potencial do app para aprimorarem a atuação da escola. O módulo de Enquete e Pesquisas é usado para medir a satisfação e também para melhorar o aprendizado.

O coordenador de matemática, do Ensino Fundamental II, realizou uma pesquisa com os alunos para entender mais a fundo como eles estudam matemática.

Com as respostas, ele pôde conhecer melhor os métodos de ensino e avaliar as melhores formas de ajudá-los a terem um maior aproveitamento na disciplina.

E aí, gostou das dicas? Em que estágio está a sua escola? Tem algum caso interessante que deseja compartilhar? Deixe seu comentário abaixo, ou envie um email para contato@escolaemmovimento.com.br.