Como o Colégio Sepam alcançou 98% da adesão das famílias na plataforma de comunicação?

Toda instituição, seja pequena ou grande, do infantil ao ensino médio, quer ter uma boa parceria com as famílias.

Essa sintonia entre família e escola ajuda no desenvolvimento dos alunos e, também, nos resultados gerais da escola, já que ajudam na retenção dos estudantes.

No Colégio Sepam, uma das grandes referências em Ponta Grossa (PR), um desafio foi proposto: aumentar o engajamento das famílias por meio da tecnologia.

Alcançar 98% de engajamento das famílias não é algo fácil.

E o sucesso não veio por acaso.

Bom planejamento, boas estratégias, preparo da equipe de professores, envio de conteúdo relevante… tudo isso, e mais um pouco, permitiu que o relacionamento entre os responsáveis e a escola fosse aprimorado.

Quer conhecer alguns dos principais segredos da escola? Veja abaixo!

O processo de implantação foi um aprendizado!

O Colégio Sepam tem mais de 80 anos no mercado da educação. Durante esses anos, consolidou-se como um dos líderes e referência nesse ramo.

Com uma estrutura excelente, o Colégio viu a possibilidade de implementar melhorias para a instituição, uma delas foi o uso da plataforma de relacionamento.

Em 2017 o Colégio Sepam implantou o app para comunicação entre os pais, alunos e colaboradores. E após 4 anos, o colégio vem colhendo frutos positivos dessa mudança.

“Foi um processo de aprendizado no início, até todos se adaptarem a terem a agenda no aplicativo e não mais no papel.”

Toda a comunicação do colégio era voltada para o papel, como ainda é muito comum em outras escolas. Porém, o uso da ferramenta gerou evoluções expressivas para a instituição, como:

• Mais de 98% das famílias conectadas no aplicativo;
• Mais de 61.597 comunicados criados só em 2021

Qual o impacto da tecnologia dentro das escolas?

Se usada de forma estratégica dentro na escola, a tecnologia pode melhorar processos, otimizar o tempo e aproximar cada vez mais as famílias da rotina escolar.

É fato que ainda existem pessoas que prefiram o uso tradicional da comunicação no papel. Entretanto, outras são adeptas ao uso da tecnologia, considerando as diversas possibilidades e benefícios que ela proporciona.

De acordo com Talita Moretto, gerente de tecnologia do Colégio Sepam, o uso da Agenda Digital na instituição aconteceu gradualmente.

Com a tecnologia, as famílias puderam se relacionar com a escola de maneira simples e prática, o que aumentou a aceitação da tecnologia no meio escolar.

“A própria ferramenta e as funcionalidades contribuem para que esse sucesso seja alcançado.”

Quais os principais desafios de implantar uma nova tecnologia na escola?

Para o Sepam, o principal desafio ao implantar uma nova tecnologia no colégio foi como informar e fazer com os envolvidos no ambiente escolar utilizassem essa ferramenta.

Teria uma forma simples de comunicar que seria utilizado uma nova ferramenta?

Como fazê-los entender que de fato essa ferramenta irá contribuir para o sucesso da escola?

De que maneira fazer com que as famílias tivessem uma boa adaptação?

Os desafios eram muitos, porém os resultados mostraram o quão assertivo foi a escolha de sair da agenda de papel para o mundo digital.

“Para nós, o maior desafio foi o de instruir as famílias e os professores sobre como utilizar a ferramenta. Mas a ferramenta em si foi muito bem aceita por todos. Não tivemos essa dificuldade de rejeição, de rejeitar essa nova tecnologia. Ao contrário, só recebemos elogios, nunca recebemos críticas quanto a essa implantação.”

Dicas para introduzir a tecnologia da forma correta

A tecnologia na educação tem ganhado força nos últimos anos. No entanto, para o seu bom funcionamento é preciso que seja implantada de maneira correta e planejada.

Por isso, se considerarmos que passamos diversas gerações utilizando a antiga e famosa agenda de papel, talvez seja mais difícil a adaptação tanto pelos colaboradores, quanto aos pais.

No Colégio Sepam, além do processo ter sido implantado de maneira gradual, eles contaram com a ajuda de especialistas da área de tecnologia educacional e da informação.

Com esses profissionais, o processo se tornou mais fluido, tanto na parte técnica e operacional quanto na metodológica e pedagógica. Dessa forma, sempre que houver dúvidas ou problemas relacionados à ferramenta, as famílias e colaboradores sabem a quem recorrer.

Isso ajuda para que a adaptação ocorra de maneira rápida, deixando todos mais à vontade para utilizar a ferramenta.

“A tecnologia na escola precisa ser muito bem pensada pelos gestores. Eles precisam estar cientes de que é necessário sim ter o conhecimento sobre o uso da tecnologia. É necessário ter uma parceria bem bacana com quem está oferecendo essa tecnologia e também, procurar aprender sobre a ferramenta.”

A necessidade de aprender e quebrar a resistência

Infelizmente, ainda há muita resistência quanto às mudanças, pessoas que resistem a querer aprender algo novo, sejam eles os responsáveis ou mesmo colaboradores.

Por isso, a dica da Talita Moretto, é ter uma comunicação mais próxima e institucional com a coordenação.

Em uma conversa com os coordenadores, que é quem está mais próximo dos alunos e família, é possível entender como essa intervenção pode ser positiva ou não.

Será que é possível implantar? Como a equipe pode trabalhar com essa novidade? É realmente importante?

Após ouvir essas e outras respostas dos coordenadores e outros envolvidos, é possível decidir por optar ou não pelo uso da tecnologia.

Ou seja, nesse momento vem o processo de aprendizagem. Isso porque, por ser uma escolha institucional, os professores precisam se adequar e se adaptar à nova mudança.

E para que isso aconteça, a escola precisa prestar todo apoio necessário, como no caso já citado de ter uma equipe especialista para auxiliar e esclarecer possíveis dúvidas.

“Quando a tecnologia vem para a escola, como já temos uma equipe e todo o suporte da parte de coordenação, ela vem com uma instrução. Por mais que o professor tenha uma dificuldade ele já sabe a quem recorrer, então ele não fica desamparado. Tudo isso favorece para que se há resistência, ela seja quebrada.”

Como melhorar a parceria entre as famílias e escola?

Com a tecnologia do App Escola Em Movimento é possível conectar as famílias à rotina escolar.

Por exemplo, os pais podem receber fotos e vídeos de momentos especiais da aula. Ou mesmo acompanhar a agenda de rotina da criança, ou quem sabe uma instrução sobre a atividade.

Os professores podem se comunicar e enviar todas as informações para os alunos através do app.

São diversas as possibilidades do uso da tecnologia para aproximar e melhorar a parceria entre as famílias e a escola.

No Colégio Sepam, a tecnologia é usada de maneira estratégica. São enviados conteúdos apenas focados na comunicação escolar.

Ou seja, comunicações de marketing ficam para serem divulgadas em outros canais, como nas redes sociais.

Assim, evitam o excesso de informações no app, mantém o foco dos pais e não correm o risco do desinteresse.

“Nós percebemos que essa estratégia de deixar a agenda mais focada nos assuntos escolares, fez com que os pais ficassem mais atentos e utilizassem a agenda mais e tivemos esses bons resultados.”

Como no aplicativo é possível deixar a comunicação personalizada para cada responsável, as possibilidades de chamar atenção e engajá-los são maiores.

Por isso, montar uma estratégia para a comunicação da sua escola no app é tão importante para de fato impactar e trazer benefícios.

Veja também: O que fazem as escolas que têm alcançado excelência na educação?

O que aprender com a experiência do Colégio Sepam?

Primeiramente, a sua escola precisa estar aberta para o uso de novas tecnologias.

Busque entender as principais dores e dificuldades que a escola enfrenta, e para isso conte com a ajuda de todos os colaboradores da escola. Isso facilitará a adesão e adaptação.

Para ter as famílias mais engajadas, é importante focar em conteúdos relevantes. E, claro, pensando sempre de forma estratégica para gerar o impacto desejado.

Mas não basta apenas a implantação da tecnologia, é preciso um planejamento estruturado e outras estratégias que caminhem lado a lado.

Assim, a parceria entre as famílias e a escola tende a se fortalecer com o tempo.

Sua escola ainda não utiliza uma plataforma de comunicação escolar?

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