O Guia Completo para Sua Escola Reter Mais Alunos

Reter alunos é sempre uma das principais aspirações dos gestores escolares. Afinal, se essa taxa não é satisfatória, é sinal de que algo está errado e precisa ser corrigido.

É a sustentabilidade financeira da escola que pode estar em risco. Quando falamos neste assunto, um erro é achar que devemos pensar em ações de retenção apenas na época de rematrícula.

Os resultados da campanha de matrícula têm tudo a ver com o que a escola fez de bom durante todo o ano letivo e, com boas estratégias, a retenção de alunos torna-se menos uma preocupação.

Os recursos tempo e dinheiro são limitados, então temos que focar em ações que realmente dão retorno.

Quais ações priorizar?
Como usar a tecnologia para reter alunos?
Quais as melhores estratégias?
Como usar o app de comunicação para fortalecer a parceria com as famílias?
Como avaliar a satisfação?

Neste artigo, trazemos algumas dicas interessantes para que sua escola consiga reter mais alunos. Confira!

Invista na experiência dos alunos e familiares

As escolas hoje gastam muito tempo investindo em campanhas para atração de alunos e não focam tanto na retenção.

Este é um grande erro por um motivo bem simples: o principal canal de atração de alunos de uma escola é a indicação.

A decisão de escolher uma escola para o filho é tão relevante que uma boa campanha de marketing sozinha não converte em resultado. Os pais procuram saber o que as pessoas falam sobre as escolas, para então tomarem suas decisões com base em suas preferências e prioridades.

Por isso, é importante focar na experiência dos pais e alunos para que eles tenham coisas boas para dizer sobre a sua escola.

Use o app para divulgar conteúdos positivos sobre a escola, contar boas histórias e engajar as famílias.

Se os alunos e os familiares se sentem acolhidos e respeitados e veem suas expectativas sendo preenchidas, o processo da rematrícula torna-se menos trabalhoso.

Além de garantir a meta de retenção, fica mais fácil atrair mais alunos. Faz toda a diferença focar nos objetivos certos.

“Não importa quantos clientes você tem. Cada um deles é único. O dia que você começar a vê-los como uma coleção amorfa e parar de vê-los como pessoas, é o dia que seu negócio começa a deixar de existir,” Dharmesh Shah

Avalie a satisfação dos pais e apare possíveis arestas

Algo de grande valor que a tecnologia da Escola em Movimento pode oferecer à sua escola é o NPS (entenda o que é).

Usando os canais de atendimento, e com o módulo NPS ativado, você consegue acompanhar o nível de satisfação de forma segmentada.

Ou seja, é possível saber quem são os que falam mal (detratores), quem são os neutros, e quem são os promotores – aqueles que estão falando bem da sua escola para os outros.

Esta é uma funcionalidade muito inovadora porque oferece esses dados valiosos de bandeja.

Ao identificar quem são os pais que falam mal da instituição, busque o diálogo para entender quais são as insatisfações e procure aparar as arestas.

O diálogo é sempre a melhor resposta e ouvir de uma forma propositiva o que eles têm a dizer, vai permitir um maior aprendizado e crescimento para a equipe de colaboradores.

Já ao identificar os promotores, eles podem ser parceiros da instituição no momento da rematrícula, ajudando a melhorar a taxa de retenção e também atraindo novos alunos.

Se não usa o app da Escola em Movimento, a pesquisa NPS pode ser feita pelos meios tradicionais, em um questionário impresso ou usando um questionário do Google Forms.

O Sir Ken Robinson, consultor internacional em educação, conta uma história interessante de um americano que foi conhecer o sistema educacional da Finlândia. Ele perguntou: O que vocês fazem para reduzir a taxa de abandono de alunos?

Eles respondem: “Porque abandonariam? Se estão com problemas, nos aproximamos rapidamente e os ajudamos e apoiamos”.

Este é certamente um dos grandes exemplos que sua escola pode ter, já que Finlândia é considerado o país com a melhor educação do mundo.

Tenha um atendimento eficiente e evite atritos desnecessários

Para pensarmos no peso que um bom atendimento tem na satisfação dos clientes, é só pensarmos em nossa relação com as marcas.

Pare um instante e pense nos serviços que mais consome. É bem provável que exista uma relação direta entre um bom atendimento e as escolhas que faz no dia a dia.

A comida do restaurante pode ser excelente, mas se o atendimento que recebeu te causou sentimentos negativos, a tendência é que você não volte lá.

O mesmo acontece com o atendimento da sua escola. Não adianta somente atingir todos os resultados previstos, se no atendimento a instituição falha em atender a expectativa da mãe ou do pai.

Por isso, é melhor ter canais de atendimento no app (com responsáveis designados para cada um desses canais) do que deixar apenas o telefone para que o pai ligue, espere muito, e tenha uma experiência frustrante.

Pelos canais de atendimento, você pode criar uma mensagem automática sobre o prazo de resposta, de acordo com a realidade da sua escola, para alinhar bem as expectativas. Isso também tem a ver com transparência.

No período de rematrícula, em que a secretaria fica bem mais sobrecarregada, os canais de atendimento podem ajudar a evitar a insatisfação dos pais, já que por meio dele a instituição consegue ser mais organizada.

Ouça o que os pais têm a dizer

O sucesso da campanha de rematrícula passa também pela capacidade que a sua escola tem de ouvir os familiares.

Isso pode ser feito por pesquisas, feitas pelo app, para avaliar o nível de engajamento das famílias, a satisfação com eventos e reuniões, e também para saber quais são suas expectativas.

Ter um canal de atendimento para sugestões, críticas e elogios também é recomendável, para que eles sempre se sintam à vontade para enviar comentários.

Por mais que ninguém goste de ouvir uma crítica, é muito melhor para sua escola ouvir uma reclamação do que ser surpreendida por uma evasão. As insatisfações podem ajudar muito toda a equipe a melhorar e atender melhor, mas é importante também saber filtrá-las.

Ter dados sobre quem é o público da instituição facilita a execução de uma estratégia de comunicação mais personalizada e eficaz.

A tecnologia ajuda muito mas, sempre quando for possível, aproveite o contato presencial para conversar e fortalecer o relacionamento com as famílias.

Aproveite a reunião de pais para mostrar tudo de bom que a escola faz e buscar fortalecer a relação. Veja aqui como fazer uma reunião que encante os pais!

Quando mesmo com todos os esforços o aluno ainda deixar a instituição, o mínimo que a sua escola deve fazer é avaliar os motivos.

Se “X” alunos deixaram a escola ao longo do ano, tenha as métricas bem detalhadas sobre os motivos.

Foi pela infraestrutura?
Mudança de endereço da família?
Foi por motivos pedagógicos?
Problemas de relacionamento ou bullying?

Tenha claro os motivos principais e pense nas ações que vão te ajudar a amenizar os problemas.

Não quebre expectativas e busque superá-las

Se as famílias e alunos criaram expectativas sobre algo a ser feito na escola, elas não podem ser quebradas.

Uma boa propaganda pode reverberar por alguns dias, mas a longo prazo ela não será suficiente. Portanto, é necessário ser autêntico no relacionamento com os pais; isso faz toda a diferença.

Quebrar uma promessa é sempre algo desastroso.

No entanto, se possível, busque superar as expectativas. Muitas histórias vividas em sala de aula podem servir de combustível para melhorar a relação entre pais e escola, se forem bem contadas.

Quando a escola consegue isso, é garantia de encantamento e de alto nível de satisfação.

Preste atenção em casos de bullying e dificuldades de aprendizagem

Passam-se os meses e um aluno persiste com dificuldades de aprendizagem; este é um sinal claro de que as coisas não vão bem.

Dedicar atenção para ajudar os alunos com dificuldades a se desenvolverem é essencial.

É natural que alguns alunos tenham dificuldades em determinadas matérias, mas quando a dificuldade persiste tempo demais, isso é um problema que pode culminar em sua saída da escola. Saiba como lidar com as dificuldades de aprendizagem.

Outro problema que devemos ter atenção é o bullying. Ele tem várias consequências negativas, entre elas a baixa autoestima, dificuldade de socialização, dificuldade de aprendizado, ansiedade excessiva, medo e até mesmo o mais alto estágio da dor humana: depressão.

Portanto, tenha um trabalho forte de conscientização com toda a comunidade escolar sobre os dados e riscos e alertas sobre o que fazer quando presenciarem um incidente. Saiba mais neste post.

Em outras palavras, tanto a preocupação com a dificuldade de aprendizagem como o bullying são cuidados genuínos que cada colaborador da escola deve ter com os alunos.

Essa real preocupação e desejo de fazer o melhor ajudará a escola ter uma boa taxa de retenção.

Tenha uma marca forte

Uma escola que trabalha bem o seu branding tende a reter mais alunos que as outras.

Branding é o conjunto de ações alinhadas ao posicionamento, propósito e valores da marca. O objetivo com o branding é despertar conexões conscientes e inconscientes que serão essenciais na escolha do cliente pela marca.

Pode parecer muito abstrato para você, neste momento, mas se parar para pensar, pode ver que nem tanto.

Muitas das escolhas que tomamos em nosso dia a dia são influenciadas pela comunicação das marcas e não pela racionalidade.

Se perguntar algumas pessoas, vai ver que muitos concordam que existem hambúrgueres melhores que do Mc Donalds, mas ninguém no mundo vende mais que eles.

O mesmo vale para várias das outras escolhas que fazemos no dia a dia. Não é a toa que as empresas pagam milhões apenas para aparecerem em filmes, por exemplo.

Para uma escola, é claro, a dinâmica é diferente. Mas como ela cuida da percepção das famílias, faz toda a diferença.

Por exemplo, se há a ideia de escassez de vagas, de muita concorrência para entrar na escola, a tendência é que a preocupação com retenção seja bem menor. Se é difícil pra entrar, normalmente também ninguém quer sair.

Se os pais veem na marca da escola algo ligado ao sentimento de realização, é sinal de um branding bem feito e de um bom trabalho de marketing.

Novidade! Novo Módulo da Escola em Movimento ajuda a simplificar o processo de rematrícula

Sabe os altos custos que a sua escola tem com impressão de contratos?

O alto tempo dedicado por todos os colaboradores para organizar as vias dos contratos?

A checagem da validade da assinatura de cada contrato?

O espaço reservado na escola é cada vez maior para a armazenagem de todos os documentos?

O novo módulo do nosso produto simplifica, e muito, todo o processo de matrícula e rematrícula, permitindo que a escola migre do manual para o digital.

É uma solução altamente inovadora que permite que as escolas enviem os contratos de rematrícula pelo app, e os pais podem assiná-lo no próprio smartphone, com validade jurídica garantida.

Além do envio dos contratos digitalmente, fica mais fácil o pagamento das taxas e a confirmação de dados.

A escola visualiza em um painel os contratos pendentes, tem números para enviar comunicados apenas para aqueles que ainda estão pendentes e pode cobrar o pagamento das taxas condicionais ao fechamento da matrícula.

Após a finalização, o documento fica armazenado de forma criptografada com segurança na conta da instituição.

Ansioso para usar a nova ferramenta e economizar dinheiro e tempo de seus colaboradores? Conheça aqui a ferramenta Contratos e Assinaturas.