Como Fazer Reuniões que Realmente Encantem os Pais?

Conduzir uma reunião de pais e professores de maneira produtiva e proveitosa é um grande desafio para educadores de todos os níveis de ensino.

Os pais chegam ao evento com grandes expectativas a respeito do rendimento dos filhos e o posicionamento da escola.

Por isso, o planejamento é essencial para que este contato seja desfrutado pela escola e, também, pelos responsáveis.

Mas como realizar encontros que realmente encantam os pais?

Antes de tudo é preciso ter em mente a importância da parceria entre pais e escola.

Essa parceria é fundamental por vários aspectos:

  • 1°: sabemos que os alunos aprendem melhor quando os pais participam ativamente da sua vida escolar.
  • 2°: ter pais satisfeitos com a escola, ajuda com que o trabalho fique mais fácil. Assim, a instituição ganha um importante aliado para ajudar no desenvolvimento dos estudantes. Eles ajudam nas atividades extraclasse, participam das reuniões, ajudam os alunos a construir bons hábitos de estudo, e por aí vai.
  • 3°: com essa boa relação a taxa de retenção de alunos tende a ser mais alta, o que beneficia todos os colaboradores do estabelecimento de ensino.

Logo, aproveite a reunião de pais para estimular essa parceria e mostrar tudo que a escola faz de bom é fundamental.

O encontro com os responsáveis é ideal para estimular bons hábitos. Além de conscientizá-los sobre questões importantes sobre a educação.

Além de ser também uma ótima oportunidade para ouvi-los, trocar ideias e dialogar.

Confira nossas dicas e saiba como fazer uma reunião de pais e professores mais produtiva e melhore a comunicação da sua escola!

Infográfico Reunião com os pais
Antes de tudo, conheça bem o perfil dos pais

É fundamental que a escola conheça bem os pais e os alunos.

Como atender as expectativas sem nem ao menos saber quais são as principais? Logo, uma pesquisa quando o aluno entra na instituição pode trazer insights muito interessantes.

As perguntas do questionário podem abranger questões como o temperamento das crianças, ou quais as principais dificuldades. Pode conter também perguntas sobre se alguma alergia, doenças preexistentes ou déficits de aprendizagem.

E claro, o questionamento que não pode faltar: qual a expectativa em relação à escola?

Se preferir, essas pesquisas podem ser feitas depois do aluno já estar na escola.

Com uma Agenda Digital, você pode facilmente enviar pesquisas para que os pais respondam direto pelo celular.

Leia também: Como usar a Agenda Digital para fortalecer a parceria com os pais.

Aproveite também para medir o interesse dos pais pelas reuniões. Busque entender o que eles esperam desses encontros.

As informações recebidas pelos responsáveis podem ajudar no planejamento da reunião.

Conhecer o nível de engajamento das famílias na educação contribui também para um melhor direcionamento da comunicação com os pais. Veja como melhorar essa comunicação baixando esse ebook gratuito.


O que fazer antes da reunião?

Já entendemos que a reunião de pais é um momento valioso para a escola. Por isso, separamos algumas dicas para você realizar um encontro produtivo, veja:

Tenha um planejamento

O planejamento bem feito é imprescindível.

Antes da reunião, a coordenação pedagógica, direção e demais que forem participar do encontro com os pais, precisam elaborar o roteiro a ser seguido.

Esse roteiro deve envolver tanto os pais quanto professores.

Assim, define-se com clareza os principais objetivos da reunião e a sua programação. Mostre para os pais que você considera o tempo deles valioso.

Evite atrasos e desorganização

Atrasos e desorganização prejudicam a imagem da escola. Isso faz com que o engajamento dos pais diminua ao longo do tempo.

Da mesma forma, não vale estender demais o tempo da reunião, pois pode tornar a reunião cansativa.

Sabemos que não é fácil prender a atenção das pessoas por muito tempo. Ainda mais em tempos de smartphones que deixam as pessoas mais aceleradas e conectadas.

Avise com antecedência sobre a reunião

Outra dica é divulgar as datas das reuniões com antecedência.

Envie lembretes periódicos através do aplicativo da escola, auxiliando bastante a melhorar o engajamento.

Aposte em uma boa dinâmica para reunião de pais para conduzir o diálogo

Aposte em uma boa dinâmica para reunião de pais para conduzir o diálogo. Elas deixam o clima mais leve e os responsáveis ficam mais à vontade.

A dinâmica de condução da reunião também é fundamental para a sua eficácia. Incentivar a participação e o engajamento dos pais com a escola, e o diálogo estabelecido, sem o risco de desvio dos principais pontos a serem discutidos, é o grande desafio.

Ainda que os pais estejam ansiosos para saber e debater o desempenho de seus filhos, é importante deixar claro o roteiro.

Assim, as metas centrais não são perdidas no meio do encontro e a reunião não se torna cansativa e improdutiva.

Por outro lado, a participação de todos os pais é importante e deve ser valorizada.

Por este motivo, fazer observações sobre cada uma das falas deste público, é um bom método para conduzir a troca de ideias.

Neste momento, o importante é transmitir e explanar informações que são importantes para todos os alunos, cumprindo os objetivos estabelecidos.

A dinâmica de grupo, enfim, deve prevalecer. Posteriormente, pode-se realizar o atendimento dos pais interessados em uma conversa individual.

Mensagens para a reunião de pais

Bom, para garantir uma boa participação dos responsáveis, é ideal que a comunicação da escola seja assertiva.

Por isso, enviar pelo app – ou outro canal de comunicação, se sua instituição não tem a ferramenta – a pauta do encontro pode ser muito útil. Assim você alinha as expectativas.

A Revista Zunai cita em um artigo alguns trechos do livro “Pais brilhantes, professores fascinantes”, de Augusto Cury, que podem ser utilizados como inspiração nas mensagens para os pais. Veja:

  • Chore com seus filhos e abrace-os. Isso é mais importante do que dar-lhes fortunas ou fazer-lhes montanhas de críticas;
  • Não forme heróis, mas seres humanos que conheçam seus limites e sua força;
  • Faça de cada lágrima uma oportunidade de crescimento;
  • Estimule seu filho a ter metas;
  • Lembre-se: conversar é falar sobre o mundo que nos cerca;
  • Dialogar é falar sobre o mundo que somos;
  • Abraçar, beijar, falar espontaneamente;
  • Contar histórias e semear ideias;
  • Dizer não sem medo e não ceder à chantagem;
  • Para educar é necessário paciência.

Aproveite para apresentar a escola aos pais

Em primeiro lugar, a relação entre pais e a escola começa a partir do acolhimento.

Os momentos de encontro presencial, às vezes, são mais raros. Então aproveite para fazer uma recepção afetiva e hospitaleira.

Além disso, os pais precisam conhecer o ambiente escolar e isso não abrange apenas a sala de aula.

Para que os pais estabeleçam com a escola uma parceria pautada na confiança, é necessário que eles saibam onde o filho realizará cada atividade.

Desse modo, eles precisam ter a certeza que os ambientes são seguros e favorecem o desenvolvimento de seus filhos.

Outra ideia interessante é aproveitar a reunião para expor o trabalho dos alunos. Se por um lado, os pais ficam orgulhosos das criações dos filhos, por outro, os filhos se sentem estimulados a produzir algo que será visto por sua família.

Por isso, abrir as portas da escola para esse tipo de acontecimento é fundamental para fortalecer o vínculo entre pais-alunos-escola.

Ao mesmo tempo, as reuniões se tornam mais atrativas para os pais.

O que os pais costumam esperar das reuniões?

Há algumas informações que são importantes e de grande interesse dos pais. Por exemplo:

  • Quais  tipos de conteúdos a criança deve aprender ao longo do ano?
  • Como a criança está evoluindo?
  • Quais são as disciplinas que o estudante está indo melhor e quais têm mais dificuldades?
  • Os deveres de casa estão sendo satisfatórios?
  • Que tipos de testes o aluno passará ao longo do ano?
  • O estudante em questão se relaciona bem com seus colegas?
  • O que pode ser feito pelos pais em casa para ajudarem no desenvolvimento dos alunos?

Muitas dessas questões fazem sentido em um contato individual com os pais, para um retorno mais personalizado.

Afinal, expor o mau comportamento de determinado aluno para todos é altamente constrangedor para a família. Logo, é algo que não pode acontecer nas reuniões de pais.

Como garantir uma maior participação dos pais?

Ter uma boa comunicação com as famílias faz toda a diferença no engajamento delas com a escola.

Se as famílias se sentiram mais valorizadas e conscientes da importância da parceria, a tendência é que participem mais.

Por isso, sempre envie conteúdos educativos nos canais de comunicação da escola. Com isso, os pais se conscientizem sobre a importância da participação deles na vida escolar dos alunos.

Não há um segredo fácil e simples para garantir a participação de todos.

No entanto, uma boa comunicação, somado ao sucesso das reuniões anteriores, vão ajudar a sua escola a contar com um número maior de responsáveis.

A estratégia de comunicação adotada vai interferir diretamente na participação dos pais

Quando a comunicação da sua escola encanta os pais, quer dizer que os valores gerados estão sendo percebidos.

Para a sua escola ter mais alunos e ser sustentável financeiramente, ela precisa ter a comunicação como uma das prioridades.

Enfim, se ela for efetiva, a tendência é que sua instituição tenha pais mais satisfeitos com o serviço prestado.

Sem uma boa comunicação, fica complicado influenciar as famílias e convencê-las de participar das reuniões.

Afinal, se os pais acharem chato os conteúdos enviados no canal de comunicação da escola, é bem possível que achem as reuniões desinteressantes.

Portanto, busque ter uma estratégia de comunicação eficaz e capaz de atrair a atenção para assuntos importantes.

O nível de satisfação dos pais também é importante. Pois, se estão felizes com a escola, eles tendem a participar e serem mais parceiros.

Sua escola quer ter uma comunicação incrível? Saiba mais lendo este artigo.

Inclusive, se sua escola já usa um app de comunicação, e deseja aprender o que as instituições com as melhores métricas estão fazendo, leia este conteúdo.

Avalie a eficácia e o nível de satisfação com o encontro

O processo de planejamento e organização de reuniões de pais é um processo de aprendizado.

Para aprimorar, de forma contínua, a dinâmica dos encontros e o atendimento aos familiares, é importante mensurar a satisfação dos presentes sobre a ocasião.

Como falado acima, para avaliar, o envio de questionários via Agenda Digital é o método mais simples e prático.

Ou pode optar também por um método mais tradicional, aplicando um questionário.

Ele pode ser preenchido no fim do evento, enfatizando a importância do mesmo para o aprimoramento das reuniões.

A partir dos resultados, será possível analisar os impactos do encontro. Além disso, é possível observar a impressão dos pais sobre o diálogo que foi estabelecido.

Outro benefício é de entender as pautas importantes a serem tratadas nos próximos eventos.

Por fim, é interessante enviar para os pais um resumo com o conteúdo da reunião. Essa ata da reunião pode ser enviada tanto para quem compareceu quanto para os que não puderam comparecer.

Isto, além de apresentá-lo para a equipe da escola e debater seus desdobramentos com a coordenação pedagógica. Se usou uma apresentação ou vídeo, compartilhe também.

Organizar e conduzir reuniões produtivas é um passo importante para estabelecer o contato efetivo entre pais e educadores. Isto fomenta a ponte entre os familiares e a escola.

Promover este engajamento permite à escola criar um ambiente mais agradável aos alunos. Consequentemente, a escola obtém os melhores resultados.

Conclusão

As reuniões são a maior oportunidade que a sua escola tem de se aproximar dos pais. Além de mostrar os resultados e apontar bons caminhos.

Por isso, o planejamento e a sua boa execução são essenciais.

É sempre bom lembrar que o tempo dos pais é muito valioso, assim como de cada colaborador da escola.

Portanto, cada minuto da reunião deve ser usado de maneira proveitosa. Aproveite o encontro e faça com que as famílias sintam-se acolhidas pela escola.

A atenção é, a cada dia, algo mais disputado. Por isso, quanto mais a sua escola for efetiva nas reuniões, melhor será o relacionamento com os pais.

E, como todos sabem, toda a sociedade sai ganhando com essa parceria!

Se quiser um conteúdo ainda mais aprofundado para te ajudar a engajar mais as famílias com a educação, temos um presente: O curso de comunicação escolar.

É gratuito, e tenho certeza que ajudará a sua escola a ter uma comunicação mais encantadora com os pais e alunos. Clique aqui para ter acesso! 

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Author: Escola em Movimento