Época de rematrículas? Saiba o que fazer para ter sucesso na campanha

Quando se fala em período de rematrícula, sabemos que o sucesso da campanha tem a ver com tudo que a escola fez ao longo do ano. No entanto, com boas estratégias e ações criativas, a instituição pode alcançar os melhores resultados.

É bem possível que sua escola fique um pouco sobrecarregada nessa época. Por isso, é importante saber escolher bem as ações que dão mais retorno.

O que priorizar? Como usar a tecnologia para reter alunos? Quais as melhores estratégias? O app da Escola em Movimento pode te ajudar a otimizar esse processo?

Modelo de enquete para descobrir intenção de rematrícula


O Primeiro Passo: Faça uma Pesquisa de Intenção de Matrícula

Realizar uma pesquisa de intenção de matrícula é o primeiro passo que a escola deve dar ao iniciar a sua campanha.

Com essa avaliação, a escola deve identificar quem são os pais com o interesse em renovar e quem são os que não tem essa intenção.

Pelo nosso app, você consegue criar a pesquisa de satisfação tendo dados setorizados. Ou seja, com as respostas do questionário enviado, consegue identificar as tendências por turma, segmento, turno ou unidade.

Outros fatores que você pode aproveitar para avaliar é a satisfação com o crescimento pedagógico do aluno, com a infraestrutura oferecida pela instituição e o nível de contentamento com a escola como um todo.

Antes da tecnologia, obter esses dados valiosos era bem mais complicado. Portanto, aproveite as facilidades hoje disponíveis para conseguir a participação de mais pais nessa pesquisa e, então, reter mais alunos.

Se a resposta dos pais no questionário for não, é importante também perguntar a razão. Isso ajudará a direcionar o próximo passo. Veja aqui como enviar enquetes e pesquisas pelo app. 

Busque o Diálogo com os Pais Que Não Demonstraram Interesse na Rematrícula

Os motivos para que um aluno deixe a escola podem ser vários. Insatisfação, expectativas não atendidas, problemas de relacionamento do aluno ou familiar, problemas financeiros, mudança de residência, entre muitas outras possibilidades.

Por este motivo, a realização da pesquisa é tão importante. Por meio dela, sua escola consegue se antecipar à saída do estudante e buscar o diálogo.

Neste caso, em que os pais já indicaram que não devem renovar a matrícula, a escola deve buscar de todas as formas uma reunião para entender bem os motivos. Se na pesquisa enviada o familiar já adiantou o motivo, use essa informação para direcionar a conversa.

De preferência, o próprio diretor ou mantenedor deve separar o seu tempo para ouvir a mãe ou pai, para buscar uma solução.

Neste momento é muito importante que essa pessoa se sinta acolhida, e que sua opinião seja respeitada e ouvida. Em algumas situações, em que a família está mudando de endereço, por exemplo, não há o que fazer. Mas, quando há reclamação, a escola deve buscar fazer a mudança, quando ela for possível.

Essa insatisfação pode ter aparecido por alguma falha na comunicação. O valor foi gerado, mas mal comunicado. Pode ser por alguma falha cometida por algum colaborador, em que alguém tomou uma decisão errada.

As razões para que essa insatisfação aconteça podem ser infinitas. O que as escolas devem evitar ao máximo é ter uma reação também negativa a essas reclamações. É importante procurar entrar na perspectiva de quem está insatisfeito, para ter sabedoria para tomar as melhores escolhas.

Ao identificar no momento certo as insatisfações, a sua escola tem mais tempo para buscar o diálogo e deixar de perder alunos importantes.

Crie expectativas boas para o ano seguinte

Quando se fala em rematrícula, sua escola não está mais vendendo o que tem agora e sim o que terá no ano que vem.

Por isso, é importante comunicar novidades para criar expectativas positivas para o que está vindo pela frente.

O chamado gatilho da antecipação ajuda as empresas a terem melhores resultados e pode ajudar também a sua escola. Vivemos a era da ansiedade, e quando se anuncia uma novidade, as pessoas criam a curiosidade, e isso pode ser algo positivo.

É importante, claro, ter cuidado ao usar esse recurso para não frustrar expectativas. Portanto, não vale prometer o que que não for cumprir. Mas se sua escola está sempre inovando e trazendo novidades, a técnica é totalmente válida!

Um exemplo interessante para a sua escola criar uma expectativa positiva é realizar uma aula experimental para o próximo ano.

Exemplo, escolha um professor bem dinâmico e que cria muito engajamento com os alunos para preparar essa aula experimental.

Anuncie para os alunos que eles terão uma aula experimental para sentirem um pouco de como será o ano que vem.

Com o iminente sucesso da aula, os alunos chegam em casa e contam para os pais sobre a aula, animados com o que vem pela frente. Isso ajuda a criar um ciclo muito positivo para a escola durante a rematrícula.

No caso de uma transição do aluno do Fundamental II para o Ensino Médio, uma estratégia inteligente é convidar o aluno e os pais para o aulão experimental. Todo o talento e espontaneidade do professor ajudam a sua escola a ser muito mais eficiente e encantadora durante o processo de rematrícula.

Tenha uma equipe preparada para a rematrícula

Ter pessoas preparadas para receber e negociar com os pais é essencial. Nessas horas, é preciso ter uma visão comercial do negócio e saber mostrar os pontos fortes da instituição.

Prepare as métricas para demonstrá-las e tenha um histórico bem detalhado do que a escola fez de melhor durante o ano letivo.

É preciso que essa equipe tenha capacidade de persuasão e domínio total sobre os valores da instituição, para que consigam convencer os familiares a fecharem a rematrícula.

Nas áreas em que tiver bons números, mostre-os comparando com outras instituições, falando também sobre as novidades e melhorias planejadas para o futuro.

Apesar de ter uma equipe focada nisso, toda a escola, desde o porteiro ao mantenedor, devem estar no clima da campanha, para que o ambiente fique muito amistoso e favorável à rematrícula.

O sorteio de brindes pode ser uma ação interessante para estimular a adesão, assim como dar descontos para quem tem mais de um filho na escola, por exemplo.

Após realizar as pesquisas e identificar os pais mais satisfeitos, usem eles nas campanhas de marketing. Gravar um vídeo com depoimentos pode ajudar a trazer bons ganhos. E nos casos de parceria muito forte, eles podem até mesmo participar das apresentações da escola, em determinados momentos.

Tenha atenção na precificação

É natural que a cada ano o valor das mensalidades passe por um reajuste, que tende a acompanhar os índices de inflação.

Este valor deve ser calculado tendo em vista o custo planejado para o ano que vem, o número de alunos e o lucro almejado.

É necessário ter atenção à lei que estipula que os pais devem pagar anuidade, que pode ser parcelada de diversas maneiras, sendo mais comum o modelo em que a escola parcela em até 13x – taxa de matrícula e 12 mensalidades.

Otimize o processo de rematrícula oferecendo assinatura digital dos contratos

Uma possibilidade para a sua escola otimizar o processo de matrícula e rematrícula é sair do processo manual para o digital.

No processo tradicional, a escola gasta muito tempo ao organizar, imprimir e conferir todos os contratos.

Com a assinatura digital, os pais podem assinar os contratos pelo smartphone, com validade jurídica. Os pais saem ganhando, tendo mais conforto e segurança, e a escola consegue reduzir custos e aumentar produtividade dos colaboradores.

Além do envio dos contratos digitalmente, fica mais fácil o pagamento das taxas e a confirmação de dados.

A Escola em Movimento está lançando uma grande novidade para facilitar todo este processo.

Em breve, mais novidades!

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Author: Escola em Movimento