Um aplicativo de comunicação na escola tende a mudar todo o relacionamento que a instituição tem com pais e alunos.
No caso da educação infantil e fundamental, por exemplo, a escola pode aumentar e melhorar a qualidade da informação que é compartilhada com os pais. Afinal, há mais facilidade para compartilhar essas informações e maior praticidade para os pais receberem.
No caso do ensino médio, pode conectar os alunos e ter ali uma extensão da sala de aula.
No entanto, algumas escolas esbarram em algumas dificuldades no momento de implantação da ferramenta. O mau planejamento, ou a falta dele, pode comprometer o uso da tecnologia, diminuindo o engajamento dos usuários.
Dessa forma, o planejamento na fase inicial é primordial. Como sabemos, é difícil mudar uma primeira impressão. Então, o esforço deve ser para que essa primeira impressão dos usuários seja a mais próxima possível dos objetivos que a escola terá com a solução.
Quais são os principais objetivos?
Como a escola espera que seja o uso da ferramenta um ano após a implantação?
São boas perguntas a se fazer antes de começar todo o processo. Confira abaixo alguns dos erros mais comuns que escolas podem cometer:
Todo pai ou mãe que se preze gosta ou gostaria de participar ativamente da vida do filho. Já há diversos estudos que comprovam que a parceria entre escolas e responsáveis afeta diretamente o desempenho dos alunos.
Logo, a instituição deve usar este gancho na comunicação para explicar os pais porque estão adotando a solução.
Por mais que isso ajude as escolas a reduzirem os custos e a otimizar o tempo, para os pais, isso não tem tanto valor. O que vai ter valor para eles é saberem que vão poder, a partir de então, receber mais conteúdo relevante por parte da instituição de ensino e que também terão um canal mais eficiente para entrar em contato com a escola.
Eles vão poder ser mais ouvidos e participarem de forma mais ativa no dia a dia da escola. Com os pais estando cientes que toda a comunicação da escola agora será feita no app, eles tendem a se conectar à ferramenta com rapidez.
Ter a ideia que a escola já tem o site, as redes sociais, o envio de email marketing, e agora terá um app não tende a gerar o resultado esperado. Isso porque o conceito é diferente, o usuário precisa baixar o app, o que vai ocupar memória do seu celular.
Se o usuário não vê ali um valor real, as chances de nem baixar o app são grandes. A lógica é diferente de um canal institucional porque ali os pais e alunos vão receber com alguma constância conteúdos realmente relevantes.
Então, se quiser realmente engajamento dos usuários no aplicativo de sua escola, o caminho é tratar o app como o principal canal de comunicação da escola. Afinal, no fundo é para isso que a escola adquiriu o produto, não é isso?
Ao implantar a solução na escola, é fundamental alinhar toda a equipe para alinhar as expectativas. Afinal, todos já vão começar a usar a ferramenta? Quais vão ser os principais propósitos para cada área da escola?
Tudo depende também da realidade da sua escola. Na educação infantil, por exemplo, deixar de conectar os professores não é a melhor opção. Afinal, com o diário de turma o trabalho deles pode ser muito otimizado.
Na secretaria, há muita demanda dos pais por documentos ou informações? Se sim, com certeza faz sentido criar canais de atendimento específicos para essas demandas. Assim a comunicação é facilitada e o tempo de solução de problemas otimizado.
É importante então, antes de comunicar aos pais e alunos a novidade, já ter um planejamento claro de como a tecnologia vai ser usada. Assim a escola passa a ideia de organização, convicção no que está fazendo o que confere credibilidade à novidade.
Como as agenda digitais estão já desde 2013 nas escolas, o produto foi incorporando necessidades das escolas e tendo várias funcionalidades. Algumas delas fazem sentido pra todas instituições, como o caso da comunicação, outras nem tanto.
É o caso do Estou Chegando, em que os pais avisam quando estão a caminho da instituição. Em cidades do interior, onde o movimento é baixo na via da escola e a saída já é tranquila, é uma funcionalidade que faz sentido.
Agora, em uma capital, com trânsito muito complicado na porta da instituição, a situação é completamente diferente.
Se em um primeiro momento a escola contrate o app, entenda que o “Estou Chegando” vai ser útil, mas quer ir incorporando as novidades aos poucos, é compreensível que aguarde um pouco para usar a funcionalidade.
O importante é planejar aprimorar o uso da tecnologia ao longo do tempo para usufruir ao máximo de tudo que ela pode oferecer. Assim a escola ganha a confiança dos pais e melhora o índice de retenção de alunos.
Implantar uma solução de tecnologia envolve também assuntos técnicos. Por mais que as empresas procurem desenvolver o sistema a fim de torná-lo fácil de ser usado, entender os detalhes faz toda a diferença.
Ter um profissional de TI para coordenar o uso do app ajuda muito a instituição a personalizar o uso de acordo com a sua realidade.
Fica mais fácil fazer ajustes e entender o que pode ser aprimorado. Com alguém capacitado tecnicamente a escola ganha ainda mais autonomia para gerir a ferramenta.
Você usa o email marketing em sua escola para não chegar nem aos 40% de leitura dos emails enviados.
Ou usa as redes sociais para não alcançar nem 10% do público.
Que profissional de marketing vai abrir mão de uma ferramenta que consegue até 100% das mensagens enviadas?
Usando um aplicativo escolar a escola pode compartilhar conteúdos de valor com os pais. Enviando conteúdos positivos à marca da escola com mais frequência, a tendência é que a percepção da instituição perante aos pais melhore.
Isso sem contar que a qualidade do atendimento melhora pela eficácia da ferramenta. Isso também contribui para melhora na retenção de alunos e fortalecimento da parceria entre pais e escola.
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A parceria entre escola e pais é fundamental, como sempre mencionamos. Tendo um novo canal de comunicação, a escola tem agora novas possibilidades.
O foco então deve ser em produzir conteúdo relevante para fortalecer essa parceria. Assuntos para levantar é que não faltam. Levar temas complementares à sala de aula para os pais pode ser uma ideia fantástica.
Assim os alunos e pais podem interagir, discutir, levantar novas ideias para agregarem à sala de aula.
Não é nada confortável para pais e colaboradores terem que usar várias ferramentas ao mesmo tempo.
Exemplo escolas que usam um app de comunicação e outro para que o pai avise que está a caminho. É muito mais simples ter tudo em um só app.
Logo, é imprescindível que a escola procure integrar os seus sistemas, incluindo o sistema de gestão. Essa integração vai facilitar e muito a atualização dos dados no sistema e ajudar a otimizar o tempo dos colaboradores.
O uso da tecnologia deve ser inteligente, de forma a engajar mais os pais, a deixá-los mais bem informados sobre tudo que acontece no ambiente escolar. O uso correto da tecnologia vai fazer com que mais pais participem das reuniões e dos eventos promovidos.
O foco obviamente tem que ser aproximá-los. Exemplo, não dá para deixar de fazer uma reunião presencial e apenas enviar relatórios, esperando retorno por parte deles.
Substituir as ocasiões onde existia contato real com os pais pela tecnologia seria uma péssima ideia. A não ser em situações rotineiras, como para solicitar uma segunda via de boleto ou algum documento.
No mercado existem várias opções de produtos que substituem a agenda de papel. No entanto, alguns deles se encontram em diferentes estágios de maturidade. Exemplo, oferecer apenas a comunicação por si só já não é mais um diferencial.
Certamente a chance de acertar na escolha fica maior se optar por uma empresa focada na comunicação, isso porque ela vai gastar toda as energias para melhorar essa ferramenta.
Afinal, as melhores ferramentas de comunicação escolar já permitem integração com sistemas de gestão.
É necessário estudar bastante as opções antes de contratar porque, depois, fazer a mudança é um processo quer requer muito trabalho. Conectar todos os usuários, realizar os treinamentos novamente, são retrabalhos que podem e devem ser evitados.
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