Blog Escola em Movimento

Eliminar desperdícios e reduzir custos administrativos é uma tarefa que exige atenção e na qual as instituições de ensino devem estar sempre de olho. Afinal, o que está em jogo é o funcionamento da empresa e até mesmo sua própria sobrevivência.

No entanto, é importante frisar que o corte de despesas deve acontecer com planejamento, uma vez que o objetivo deve ser diminuir gastos sem que isso comprometa a qualidade ou traga problemas posteriormente.

Nesse sentido, a palavra de ordem é organização: quanto mais organizadas as finanças da escola, mais fácil será a tarefa de mantê-las sob controle e identificar o que pode ou o que precisa ser contingenciado.

E acredite: há sempre onde economizar. Por mais que não pareça, seja nos custos, nas despesas e até mesmo na área fiscal, existem diversas formas com que a sua escola pode se tornar mais sustentável financeiramente.

E isso se torna ainda mais evidente no contexto atual da pandemia do novo Coronavírus, em que muitas instituições suspenderam as aulas presenciais e precisaram adaptar o regime de ensino para plataformas a distância. Por tudo isso, neste post elencamos exemplos práticos de como a sua escola pode reduzir custos e eliminar desperdícios. Acompanhe!

1. Faça um planejamento orçamentário

Como comentamos, planejamento é um dos pontos-chave para a gestão que deseja se tornar economicamente sustentável. Nesse ponto, é preciso deixar bem claro quais são os custos considerados essenciais e não essenciais.

O orçamento da escola deve levar em consideração todos os aspectos que podem impactar a rotina financeira da instituição, desde a quantidade de horas-aula de cada docente, que pode afetar a folha de pagamentos, até a otimização do tempo de professores e colaboradores enquanto eles estão em horário de trabalho.

O planejamento também deve englobar a implantação de uma cultura de eficiência na instituição, de modo a promover práticas sustentáveis e engajadoras para o uso consciente de recursos.

Leia mais: As 12 métricas mais importantes para a Gestão Financeira Escolar

2. Corte o que for desnecessário

Quais custos são realmente necessários para o funcionamento da escola? Avalie todas as entradas e saídas e busque pelos itens que podem ser dispensados. Isso envolve desde material escolar, gastos com manutenção predial e equipamentos, entre outros.

No contexto da pandemia e da suspensão das aulas presenciais, outros fatores devem ser levados em consideração.

O primeiro passo é separar os custos necessários para o funcionamento normal da escola daqueles que já não fazem sentido com os alunos em casa e as portas fechadas. Além dos que citamos, avalie os custos com material escolar, gestão de estoque e a periodicidade com que a equipe da limpeza realiza seus serviços.

Lembre-se de que não são só os alunos que estão em casa: muitas escolas aderiram ao home office para seus colaboradores. Assim, para os que estão trabalhando de casa, considere a possibilidade de redução do vale transporte, por exemplo.

3. Promova a economia de recursos

Água, energia elétrica, papel… uma das principais formas de reduzir custos é eliminando gastos supérfluos desses recursos. Muitas vezes, pequenos investimentos agora acarretam em uma grande economia no futuro.

Sendo assim, veja o que você pode fazer para evitar o desperdício:

✔️ Água: revise as instalações em busca de vazamentos, considere sistemas de reaproveitamento da água da chuva, instale torneiras e descargas econômicas e conscientize alunos e colaboradores sobre o uso consciente;

✔️ Energia elétrica: revise as instalações em busca de pontos que possam estar consumindo muita energia, atualize instalações e equipamentos antigos, considere formas para aproveitar melhor a luz natural e considere o uso de painéis solares, substitua as lâmpadas por opções mais econômicas e conscientize os colaboradores;

✔️ Papel: defina ações para reaproveitamento de papel e invista na informatização e digitalização dos processos e da comunicação da escola. Isso envolve desde a utilização de sistemas de gestão ao uso de plataformas online para complementar o ensino em sala de aula; Custos com agenda de papel, ou com impressão de comunicados, são totalmente dispensáveis nessa era digital. 

✔️ Telefone: podemos afirmar que o telefone é uma tecnologia “ultrapassada”. Basicamente, ele é utilizado para chamadas de emergência. Por isso, prefira investir em formas digitais de comunicação, como o aplicativo da escola, e para as ligações, o Skype pode ser uma excelente opção.

Além desses pontos, vale ainda destacar a importância de reduzir o uso de itens descartáveis, como copos plásticos e folders impressos.

4. Atente-se ao número de turmas

Cabe à gestão da escola planejar o número de alunos ideal para cada turma. Sabemos que turmas menores favorecem o aprendizado e o trabalho dos professores, mas, para esse cálculo, é preciso considerar não somente o número de alunos, como também a infraestrutura da escola.

Encontrar este equilíbrio pode ser uma tarefa complicada, pois o planejamento das turmas deve levar em consideração a melhor relação entre gastos e receita, sem que isso prejudique o processo de ensino e aprendizagem oferecido pela escola. Assim, a gestão deve buscar formas para entregar qualidade ao mesmo tempo que mantém a estrutura da escola funcionando de forma economicamente sustentável.

Para as instituições que vão retomar suas atividades presenciais, outro fator importante para se considerar ao planejamento das turmas são as medidas de segurança que devem ser adotadas durante a pandemia, especialmente o distanciamento entre os estudantes em sala de aula.

5. Use a tecnologia para otimizar o recurso mais escasso de todos: o tempo

É inegável que a tecnologia é uma importante aliada para a gestão escolar. Por meio de diversas ferramentas, é possível trazer mais eficiência e organização, agilizando processos, otimizando o tempo dos colaboradores, facilitando a  comunicação e fazendo um controle financeiro mais detalhado e preciso.

Hoje, soluções que permitem o cruzamento e a análise de dados e informações permitem à escola identificar pontos de melhoria e economiza, além de fornecer fundamentos para uma gestão financeira mais sustentável.

O uso da tecnologia pode trazer imensos ganhos em produtividade para a equipe em todos os setores da escola. O recurso mais escasso de todos é o tempo. Por isso, boas ferramentas podem permitir que os educadores tenham mais disponibilidade para focar nas atividades que mais geram valor.

“A tecnologia não é nada. O que é importante é que tenha fé nas pessoas, que basicamente são boas e inteligentes, e, se lhes deres ferramentas, elas vão fazer coisas maravilhosas com elas.” Steve Jobs

Nossas soluções podem ajudar a escola a otimizar o tempo em vários setores, vamos abaixo dar alguns exemplos práticos.

Se sua escola pensa em eliminar desperdícios, buscar soluções tecnológicas que ajudam a potencializar o trabalho de todos os colaboradores deve ser um foco.

Rapidez e eficiência no atendimento

Com o Fale com a Escola, sua escola pode ter canais de atendimento no aplicativo para que pais e alunos entrem em contato para resolver suas demandas.

A grande vantagem de usar a funcionalidade é que sua escola consegue organizar todo o fluxo de atendimento, além de ter métricas detalhadas sobre tempo de resposta e até sobre a satisfação com o atendimento prestado.

As demandas passam a chegar para as pessoas certas em cada setor, as expectativas podem ser bem alinhadas entre a escola e o público e todos saem ganhando em eficiência.

Simplicidade para a gestão financeira

Com o Pague, sua escola pode enviar cobranças para os pais em poucos cliques e ter um controle maior de todos os pagamentos.

Os pagamentos podem ser enviados de forma segmentada e personalizada, e com isso a equipe financeira tem recursos mais amplos para organizar a gestão das cobranças, sejam de mensalidades ou de outros tipos.

O uso de tecnologia também ajuda a evitar ligações e filas na secretaria, o que é algo que pode impactar positivamente na produtividade da equipe.

Comunicação rápida com o Relatório diário

Se sua escola envia os detalhes da rotina das crianças na agenda de papel ou por mensagem, o Relatório Diário pode dar muito mais tempo aos seus colaboradores.

São vários os modelos de relatório diário que sua escola pode configurar para que envie informações valiosas para os pais sem gastar muito tempo.

Ao invés de preencher individualmente o diário de cada aluno, com a ferramenta é possível preencher todos os detalhes de forma otimizada e enviar o relatório diário de todas as crianças em poucos cliques.

Além da educação infantil, o Relatório Diário pode ajudar também a otimizar o envio de informações sobre as lições de casa e conteúdos ministrados.

Estes são apenas alguns dos exemplos de uso da tecnologia que podem ajudar os colaboradores da sua escola a ter mais tempo para o que importa.

Buscar sempre otimizações nos processos e avaliar o que funciona melhor para a sua instituição é necessário, e a tecnologia pode ajudar muito nisso.

Esperamos que os tópicos abordados aqui sejam úteis. Deixe abaixo seu comentário.